6 herramientas imprescindibles para el teletrabajo
El teletrabajo no existe desde el inicio de la pandemia provocada por el Covid19, sin embargo, desde entonces ha tomado mayor relevancia en la vida de las personas.
En lo personal yo empecé en esta modalidad desde el año 2013 por las ventajas que me otorgaba.
En ese entonces llevaba 2 años de haber lanzado mi empresa buscando maneras de innovar reduciendo costes fijos innecesarios.
Y el teletrabajo fue una de esas estrategias que aplique en el modelo de negocio.
Pero debo confesar que fue un proceso para que mis colaboradores se adaptaran a esta forma de trabajo, y es que realmente implica un cambio en la cultura organizacional del negocio.
En este artículo te voy a contar sobre 6 herramientas imprescindibles que utilizo para gestionar mi negocio y las actividades del día a día con mi equipo de trabajo en un entorno colaborativo.
Teletrabajo es trabajar a distancia, es decir, que trabajes en un lugar diferente a la oficina utilizando las tecnologías de la información y comunicación (TIC).
Así que, si nunca lo has hecho, es evidente que al inicio te puede resultar extraño, pero si lo sabes integrar a tus hábitos te puedo asegurar que podrás sacarle muy buen provecho y disfrutar de las bondades que tiene.
La clave del éxito para los que están iniciando en el teletrabajo es saber utilizar las herramientas adecuadas, así que vamos a ello.
1. Trello
Trello es una herramienta ideal para la gestión de proyectos o la planificación del negocio que permite que los miembros del equipo colaboren entre si en una misma plataforma.
Sin embargo, no se limita a ello, porque también puedes utilizarla para la atención al cliente, para la incorporación de nuevos miembros o colaboradores del equipo o la gestión de las tareas semanales.
En Trello puedes crear equipos de trabajo según las necesidades de tu emprendimiento o negocio.
Funciona a través de la creación de tableros virtuales donde creas listas de procesos y colocas una especie de “post-its” o notas.
Puedes crearlas u organizarlas por prioridades, fechas y anotaciones de todo tipo, incluyendo “check lists” que te permiten controlar el avance de cada tarea.
En otras palabras, Trello es una aplicación que sirve para gestionar tareas permitiendo organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas en forma de columna.
1.1 ¿Cómo funciona Trello?
Para que sepas como funciona Trello, te sugiero abras una cuenta gratis en https://trello.com/es y vayas probando. La herramienta es muy sencilla, y a continuación te dejo este vídeo – tutorial donde te explico rápidamente su funcionamiento:
2. Gogle calendar
Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Una de sus ventajas es que te permite sincronizarlo con tus contactos de Gmail, y de esta manera puedes invitar a usuarios y compartir eventos.
Otras de sus características, es que te permite compartir calendarios y sincronizarlos en múltiples dispositivos, con lo que puedes disponer de mayor organización a nivel personal, de tu emprendimiento o tu negocio.
Una de las ventajas de utilizar esta aplicación es que no tienes limites para crear la cantidad de calendarios que quieras: calendario personal, de trabajo, por equipos, entre otros.
Otras de las funcionalidades que en lo personal me es útil, es que puedes añadir, arrastrar y soltar eventos sin tener que recargar la página.
Lo ideal es que puedas organizar tus tareas y actividades, utilizando el sistema por etiquetas que te ofrece la aplicación.
3. Loom
Loom es una aplicación que te permite grabar la pantalla de tu ordenador y luego compartir los vídeos.
Loom esta disponible en dos modalidades, puedes descargar la aplicación directamente a tu ordenador, o puedes agregar una extensión a Google Chrome, esta última opción hace accesible, fácil y rápida de utilizar.
Para empezar con loom debes registrarte en el sitio web de la aplicación https://www.loom.com/ y seguir los pasos que son muy sencillos.
Posterior te llegará un correo a tu bandeja de entrada para que verifiques tu dirección de correo electrónico, y te dará la opción de elegir la modalidad que prefieres: descargar la aplicación a tu ordenador o instalar la extensión en Google Chrome.
Al momento de grabar puedes compartir solo la pantalla de tu ordenador, o solo tu webcam, o ambas.
Algo importante que te quiero compartir, es para que la utilizo, básicamente para 3 cosas:
a. Brindar atención al cliente: Respondemos a consultas de nuestros potenciales clientes a través de vídeos, lo que permite una atención personalizada, y en estos tiempos, eso es oro en tu negocio.
b. Brindamos soporte técnico a los clientes actuales: Tengo clientes que usualmente requieren del apoyo de mi equipo y mío.
Por tanto, una manera sencilla de resolver sus dudas y guiarles en el proceso es a través de pequeños tutoriales que los realizamos directamente desde loom.
c. Mentoría y seguimiento al equipo de trabajo: Al planificar las acciones estratégicas del negocio y asignar las responsabilidades a cada miembro de mi equipo, hago seguimientos puntuales por iniciativa propia o a solicitud de ellos.
Además, aprovecho y brindo mentoría en ciertas áreas de crecimiento que tenemos definidas a lo interno.
3.1. ¿Cómo funciona Loom?
Para que sepas como funciona loom, te dejo este vídeo – tutorial donde te explico rápidamente su funcionamiento:
4. Google Forms
Google Forms es aplicación de administración de encuestas que se incluye en la suite de oficina de Google.
Realmente con los formularios de Google puedes planificar eventos, enviar una encuesta de percepción, hacer preguntas a tus clientes o personal o recopilar cualquier tipo de información según tus necesidades.
Una de las características que me parece indispensable de esta herramienta es que te permite agregar diferentes tipos de preguntas:
- Selección múltiple,
- Respuesta larga,
- Varias opciones,
- Desplegable,
- Escala lineal,
- Cuadricula de varias opciones.
También te presenta los resultados a través de gráficos, lo que a mi parecer le da mucho potencial como herramienta.
Y algo que no es menos importante, es que los datos se ingresan son almacenados en una hoja de cálculo.
4.1 ¿Cómo funciona Google Forms?
Para que sepas como funciona Google Forms, te dejo este vídeo – tutorial donde te explico rápidamente su funcionamiento:
5. Jitsi
Jitsi es una aplicación de videoconferencia o llamadas grupales de código abierto.
Es totalmente gratis, y no necesitas registrarte para utilizarla.
Su uso es muy sencillo, al entrar a la web solo debes generar una sala escribiendo el nombre de esta o unirte a ella si esta ya existe.
Con Jitsi no necesitas instalar absolutamente nada en tu ordenador y mucho menos crear una cuenta.
Puedes hacerlo desde tu navegador de internet favorito y además puedes descargar la aplicación para móvil tanto para Android como para iOS.
5.1 ¿Cómo utilizar Jitsi?
Para que sepas como funciona Jitsi, puedes acceder a su sitio Web https://meet.jit.si/ y te dejo este vídeo – tutorial donde te explico rápidamente su funcionamiento:
6. Slack
Esta es una de mis herramientas favoritas, y con ella integro todas las herramientas que te he presentado anteriormente.
Realmente es muy potente y es el centro de gestión de comunicaciones para mi negocio.
Slack es una aplicación que gestiona la comunicación en tiempo real en la Web, y la puedes utilizar en tu ordenador, como aplicación Web o en tu dispositivo móvil.
Cuando empieces a utilizarla veras que no es una locura cuando empieces a utilizar muy poco o casi nada el correo electrónico.
En SLACK crearas una serie de canales, estos son la principal manera en que se divide o segmenta la información en diferentes equipos y temas, eso depende de las necesidades de tu negocio o proyecto.
De esta manera, puedes hacer seguimiento a cualquier conversación, como que fuera un hilo de correos electrónicos.
Otra característica que hace de Slack una herramienta potente es que puedes integrar una gran cantidad de aplicaciones como:
- Trello,
- Google Drive,
- Jitsi,
- Google Calendar,
- Hangout,
- Zoom,
- Twitter,
- Dropbox y muchísimas más,
Realmente es de gran utilidad, y es por eso que se afirma que es una centro de gestión de la comunicación.
6.1. ¿Cómo utilizar Slack?
Para que sepas como funciona https://slack.com/intl/es-es/ y te dejo este vídeo – tutorial donde te explico rápidamente su funcionamiento:
Consideraciones finales
Si has llegado hasta aquí, es porque estas tomando en serio emprender creando tu propio negocio digital o haciéndolo crecer, en hora buena, te felicito.
El primer paso es tomar la decisión de empezar a buscar tu libertad financiera.
Si trabajas para otro, estás trabajando para lograr sus sueños, si trabajas para ti, estás trabajando para alcanzar tus sueños. ¿Qué quieres hacer?
La realidad en España y en América Latina es bien compleja, los índices de desempleo incrementan, según el país la cantidad puede variar.
Pero es una situación alarmante, los líderes políticos velan por sus intereses y no el de los ciudadanos, pero es hora de dejar de quejarse y actuar por nuestra cuenta.
Con la irrupción de las tecnologías y los nuevos modelos de trabajo, los sistemas económicos tradicionales están siendo desplazados por estas nuevas formas de negocio.
Incluso en algunos años se crearán puestos de trabajo que aún no lo imaginamos, y no es para alarmarte, sino para que tomes consciencia que debes estar preparado para estos cambios.
Déjame preguntarte algo… ¿Eres emprendedor, experto o dueño de tu propio negocio?
Si es sí, ¿Tienes desarrollada tu propuesta de valor y tu plan de marketing digital? ¿Mecanismos y herramientas para lanzar tu negocio digital?
¿Todo lo que implica? Piénsalo bien…
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